NL EN

Projectplanning: meer dan een managementtaal

26/10/2017

Iris Pauly

Amerikaans onderzoek bij organisaties tussen 500 en 2000 medewerkers, ondervroeg 200 medewerkers die op projectbasis werken. Hieruit blijkt dat 38% van deze respondenten in cross-functionele teams werkt en 70% werkt met personen zowel binnen als buiten de organisatie. Vlaams onderzoek is er niet, maar door de opmars van de gig economy kunnen we stellen dat ook bij ons steeds meer functies en taken worden gegoten in een projectvorm. De VUCA wereld van vandaag zit daar uiteraard voor iets tussen. Bedrijven moeten kunnen inspelen op een steeds veranderende context, waarbij innovatie de sleutel tot meer succes is. De nood om flexibel en agile te werken is groot. Projectmanagement is geen competentie meer van enkel diegenen die de functietitel bekleden.

Iedereen is een projectmanager

Als u even verder doordenkt, werkt iedereen op projectbasis. Bij de ene medewerker is dat uiteraard veel duidelijker dan bij de andere, maar de kans is groot dat u in het verleden een taak of opdracht heeft uitgevoerd die buiten de scope van uw functie ligt. Deze taak had u hoogstwaarschijnlijk nog nooit eerder uitgevoerd en bovendien deed u dit niet alleen, maar met andere collega’s. Definities van wat een project is kunnen weleens verschillen, maar het doel is wel altijd het leveren van één of meerdere producten die voldoen aan bepaalde criteria. Idealiter werkt iedereen, wat uw functie ook mag zijn, op basis van dit principe, namelijk richting een duidelijk omschreven doel.

Principes voor elke medewerker

Wij bij VLS CONSULTiNG geven de voorkeur aan de principes en methodologie van PRINCE2 (projects in controlled environments). Wat deze manier van projectmanagement uniek maakt, is de focus op een welomschreven product, waarbij men voortdurend focust op het rechtvaardigen van de business case. Niet alle principes zijn meteen van toepassing voor elke medewerker, maar enkele principes licht ik graag toe aan de hand van concrete voorbeelden.

Plan en stuur op producten

Ik gaf het zojuist al aan, de focus op een welomschreven product is wat voor ons deze methodiek zo goed maakt. Het succes van een project of taak wordt niet bepaald door de activiteiten die u doet, maar door de resultaten die u neerlegt. Werken richting een duidelijke doelstelling waaraan kwaliteitscriteria zijn gekoppeld, maakt dat iedereen van het team op één en dezelfde lijn zit. Het is één van de eerste stappen die u altijd moet zetten vooraleer u begint aan een taak: wat moet het resultaat zijn?

Leer van ervaringen

Een ander belangrijk principe is het leren uit eerdere ervaringen. Een fout is pas een fout als er niet uit wordt geleerd. Het bijhouden van aandachtspunten en eventuele risico’s is niet alleen nuttig voor uzelf, maar zeker ook voor andere medewerkers die bijvoorbeeld een gelijkaardige taak moeten opnemen. Leren uit ervaringen kan gestimuleerd worden door voldoende met elkaar te communiceren.

Deel het project op in beheersbare stadia

U kent het allemaal, u krijgt een (complexe) taak voor zich en heeft eigenlijk geen idee hoe u hier moet aan beginnen. Een projectprincipe dat altijd handig is, is het opdelen van een taak in kleine deeltaken. Het proces dat u moet uitvoeren wordt letterlijk meer beheersbaar, maar ook in uw hoofd. Bovendien is het voor anderen eenvoudiger om up-to-date te blijven of eventueel de zaken over te nemen vanaf een bepaald stadium.

Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Samenwerkingsverbanden en projecten lopen vaak mis om een eenvoudige reden: het is niet duidelijk wie voor welke taak (of product) verantwoordelijk is. U werkt vast en zeker voor heel wat taken samen met collega’s of dat zou toch de bedoeling moeten zijn. U merkt op dat eigenlijk slechts één medewerker de volledige taak op zich neemt. Daarom is dit principe van zo’n groot belang. Wanneer niemand een duidelijke opdracht krijgt, zijn er altijd personen die zich niet verantwoordelijk voelen. Consistentie en engagement (één van de principes van beïnvloeding van Cialdini) passen in dit verhaal. Wanneer iemand zich openlijk engageert voor iets, zal de druk hoger zijn om dit ook werkelijk uit te voeren. Spreek dus onderling samen af en noteer het desnoods in een document wie voor welk deel van een opdracht of taak verantwoordelijk is.

De bedoeling moet zijn dat u als medewerker het beste van uzelf geeft om de vooropgestelde resultaten te bereiken of u nu een projectmanager bent of niet. Deze principes helpen alvast om iedere taak die u moet uitvoeren op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier te doen.