De uitdaging
Met een grote kloof tussen de personeelsformatie en reële aantallen, stijgende personeelsbudgetten en onduidelijkheid over werkplanning was de vraag van dit bestuur hoe de efficiëntie en effectiviteit van de technische dienst kon worden ingeschat en verbeterd.
De organisatie
In dit bestuur met +40.000 inwoners telde de technische dienst 112 VTE. Dit betrof groenonderhoud, reiniging, wegenonderhoud en signalisatie, poetsen en facility en de uitleendienst. De totale budgetten, exclusief de waarde van de materialen, betrof +8 milj. EUR op jaarbasis.
De analyse
Om een beeld te krijgen van de omvang en scope van de technische dienst startten de consultants met een aantal intake interviews. Deze interviews waren tevens de basis om data te verzamelen. Uit een eerste analyse bleek dat de inventarisatie van de verschillende te onderhouden objecten onvolledig was. Daarom werd in samenspraak werk gemaakt van het in kaart brengen van alle objecten. Hiervoor werden opmetingen in het veld uitgevoerd en werd gebruik gemaakt van GIS om de nodige berekeningen te kunnen doen. Vervolgens maakte Moniquet & Company een statistische data-analyse per afdeling om inzicht te verkrijgen in de drivers van efficiëntie en effectiviteit. Per afdeling werd de theoretische en praktische capaciteit berekend en werd de optimale tijd geanalyseerd aan de hand van praktijkobservaties op de verschillende producten en diensten. Alle informatie werd vervolgens gebundeld in time driven activity based costing systemen om tot eenheidsprijzen van elk product en elke dienst te komen. Dit kon ten slotte worden gebruikt om make or buy overwegingen op vlak van het uitbesteden of heralloceren van taken en diensten te maken.
De oplossing
Op basis van de analyses en de gebouwde modellen en systemen kon het optimum worden gevonden op vlak van efficiëntie en effectiviteit. De oefening resulteerde in het afstoten en afbouwen van een aantal niet kerngerelateerde taken, het installeren van de nodige IT tools voor planning en opvolging, het opzetten van nacalculatie aan de hand van variantieanalyse om de beoogde efficiëntiewinsten te boeken en het optimaliseren van de structuren. Het aantal VTE werd afgebouwd naar 77 VTE. De totale oplossing resulteerde in een financiële meerwaarde van 1,7 miljoen EUR in jaar 1 en 8,2 miljoen EUR over een volledige legislatuur.
Wilt u meer weten over wat een optimalisatie van de technische dienst voor u zou kunnen betekenen? Neem dan vandaag nog contact met ons op via info@moniquetandcompany.com of 011 41 71 81.
