NL EN

Praktische instrumenten om uw VTE-groei strategisch te scopen

15/07/2019

Erik Moniquet

Medewerkers worden vaak aangenomen in functie van het werk dat opstapelt. In veel gevallen is het op dat moment te laat om de nood die in het verleden is ontstaan op te vangen. Meer zelfs, er zijn tal van ondernemers die liever minder (of zelfs geen) medewerkers aannemen omdat ze ervan overtuigd zijn dat de lasten groter zijn dan de potentiële opbrengsten

Omgaan met medewerkers is niet altijd even eenvoudig. Het zou verkeerd zijn van ons om te stellen dat leiden gemakkelijk is. Ook is het zo dat tal van factoren zoals een uitgekiende rekruterings- en selectiestrategie en de wijze waarop training en development intern worden georganiseerd een grote rol spelen in het gemak waarmee medewerkers potentiële opbrengsten zijn. Toch stellen we vast dat er te weinig strategisch wordt omgegaan met het plannen en scopen van de human resources die nodig zijn om de groei van de onderneming niet alleen te ondersteunen, maar vooral ook te faciliteren. 

Bij Moniquet & Company weten we hoe belangrijk het is de brug te slaan tussen strategie en uitvoering. De best uitgedachte strategie die niet in uitvoering wordt omgezet zal immers geen waarde genereren. Om die vertaling te maken, is er nood aan een aantal nuttige instrumenten die het planningsproces kunnen begeleiden om op het juiste moment de stap te zetten naar bijkomende human resources die opbrengsten genereren. 

Denk in termen van cash flow

Medewerkers kosten geld. Althans, dat is de redenering van veel zelfstandigen. Natuurlijk klopt het dat ze een investering vragen. Voor die investering is cash nodig. Maar een goede investering genereert ook cash. Dat zou het uitgangspunt moeten zijn wanneer u medewerkers aantrekt. Het is echter belangrijk zekerheid te hebben over het moment wanneer u dit doet. U zou kunnen lenen om te groeien. Wanneer u een gevestigd bedrijf bent is dit een meer dan waardevolle piste. U kan dan onderzoeken wat voor u de optimale kapitaalstructuur is om schuld als leverage te gebruiken. Wanneer u een beginnend of snel groeiend bedrijf bent, is schuld minder interessant. U zou dan kunnen overwegen een stuk equity te verkopen om investeerders aan te trekken. Dit leidt ons in het licht van strategische workforce planning evenwel te ver.

Wat wel telt, is cash flow. Het beste wat u kan doen is dit logisch benaderen. Zo adviseren wij geen aanwervingen te doen tenzij u het eerste jaar van de investering uit eigen cash kan overbruggen. Nieuwe medewerkers zijn immers niet meteen rendabel. In een aantal gevallen is het ook niet eenvoudig te berekenen welke opbrengsten ze zullen genereren. U wil uw medewerkers zekerheid bieden, en die heeft u ook best zelf. Op die manier wordt het mogelijk uw human resources vanuit rendabiliteit te benaderen. Stel dat uw medewerker een investering van 45.000 EUR vraagt op jaarbasis en u weet dat deze op kruissnelheid 150.000 EUR kan genereren. U weet ook dat er zes maanden nodig zijn om 100% billable te zijn. Wanneer u de 45.000 EUR cash niet heeft of moet gaan lenen, wordt dit een risico. Door een aanwerving cijfermatig uit te drukken, weet u ook meteen wat uw doelen zijn en welke verwachtingen u heeft ten aanzien van uw nieuwe krachten. Concretiseren helpt.

Analyseer uw activiteiten tot op het bot

Parkinson’s law. We hebben het er bij Moniquet & Company wel vaker over. De wet komt er op neer dat werk zich zet naar de beschikbare tijd. Zelden is een functie 100% gevuld. Naarmate de complexiteit in organisaties stijgt, neemt de kans toe dat er functies zijn die niet 100% gevuld zijn. Het gevolg is dat de medewerkers die deze functies bekleden (onbewust) het werk stretchen naar de beschikbare tijd. Dit is niet alleen nefast voor een goed planningsproces. Het kan ook rechtstreeks ingrijpen op uw competitief voordeel doordat er slack ontstaat. Dit doodt uw marges. 

Om dit tegen te gaan en om uw planning fijnmaziger te organiseren is het waardevol op activiteitenniveau na te gaan welke delen van de activiteiten bijdragen tot het realiseren van uw strategie. Dit zijn de delen waar u in termen van planning het best het eerst op inzet. Daarnaast is het interessant te onderzoeken welke delen welke tijd vragen. Op die manier kan u bij volgende aanwervingen Parkinson’s law tegengaan. Door functies te stretchen, bespaart u niet alleen, u kan er tevens voor zorgen dat jobs interessanter worden. Variatie werkt om de motivatie hoog te houden.

Wat stuurt uw output?

Het beste wat u evenwel kan doen, is uw planningsproces op een hoger strategisch niveau organiseren. Wat betekent dit? Het komt er op neer dat u op zoek gaat naar externe factoren die u kan koppelen aan uw output en omzet uit het verleden om zo - rekening houdende met veranderende omstandigheden en met oog voor Black swan events - zinvolle voorspellingen over de toekomst te kunnen maken. Eens u dit weet, kan u de forecasts van omzet en output koppelen aan de nodige capaciteit om de groei die u voorziet daadwerkelijk te grijpen. Het mooie is dat dit ook kan gekoppeld worden aan uw budget en cash flow. 

U kan dit eenvoudig beschrijvend doen, maar het wordt pas echt interessant wanneer het statistisch-relevant gebeurt. Excel laat u toe snel en accuraat regressiemodellen te bouwen die u inzichten geven in de verklarende kracht van de variabelen die u kiest. Zo verhoogt u uw slaagkansen en kan u met een hogere graad van zekerheid vrij eenduidige beslissingen over uw groei nemen. 

Door al deze manieren te combineren verheft u uw rekruteringsinitiatieven van een kostenverhaal naar een opbrengstenverhaal. Op dat moment worden uw human resources echt menselijk kapitaal.