NL EN

Case studie Technische Dienst

15/07/2020

Charlotte Brouwers

De uitdaging 

Een eerdere analyse van financiën toonde aan dat de effectiviteit van de Technische Dienst niet duidelijk was. Dieper onderzoek was nodig. 

De organisatie 

Dit bestuur van +12.000 inwoners heeft een Technische Dienst die 36 koppen telde. Er was sinds enkele jaren een nieuw diensthoofd en de weg naar digitalisering werd ingezet. 

Onze aanpak

Na initiële intake interviews werkten de consultants van Moniquet Company een duidelijke hypothese uit die hen zou toelaten de effectiviteit van de Technische Dienst te onderzoeken. 

Een financiële analyse legde de inkomsten- en uitgavenpatronen bloot. Een cruciale stap om nadien de nodige make or buy overwegingen te kunnen maken. Aan de hand van een doorgedreven statistische data-analyse werden de interne en externe drivers van effectiviteit onderzocht. Op basis daarvan kon een eerste verklarend model worden gebouwd. 

Vervolgens voerden de consultants praktijkobservaties uit om inzicht te krijgen in hoe de werkopdrachten werden gepland, ingeschat, uitgevoerd en opgevolgd. Deze informatie diende als basis voor het opmaken van verschillende activity based kostenmodellen om de drivers van efficiëntie en effectiviteit verder bloot te leggen. 

Daarna werd het voorraadbeheer geanalyseerd. Dit liet toe om minimumvoorraden aan de hand van statistische analyses te bepalen en zo kosten te besparen. Ten slotte zorgde een doorgedreven variantie-analyse voor bijkomende duiding bij verschillen tussen theorie en praktijk. 

De analyses lieten toe een aantal concrete pistes naar verbetering van effectiviteit uit te werken. 

Resultaten

De analyse liet toe om meer dan 105.000 EUR per jaar te besparen op uitbesteding door het verbeteren van de interne planning. Het versterken van de planning liet tevens toe meer in te zetten op nacalculatie. Deze heeft een verwachte productiviteitsverbetering van bijkomend 3% - 7% op de reguliere werking. 

De analyse legde tevens de aandachtspunten in het voorraadbeheer bloot. Door meer in te zetten op principes uit inventory management kon de tijd aan in realtime bestellen voor specifieke werkopdrachten met meer dan 25% worden gereduceerd. De nauwgezettere inschatting van de nodige voorraden verminderde het aantal items in voorraad met 20% en leverde een financiële besparing op van meer dan 60.000 EUR recurrent

Ten slotte zorgde aanpassingen aan de organisatiestructuur voor een betere flow van informatie en een duidelijkere aansturing van de verschillende werklieden waardoor de beschikbare capaciteit geoptimaliseerd kan worden ingezet. 

 

Meer weten over een studie effectiviteit van de Technische Dienst van uw stad of gemeente? Contacteer ons vandaag nog via info@moniquetandcompany.com of op 011 41 71 81.