Terug naar inzichten
Moniquet and company inzichten beeld

Mijn job als consultant bij een groeiende onderneming zoals Moniquet & Company houdt veel meer in dan enkel de klanten van Moniquet & Company helpen en ondersteunen bij de creatie en groei van gepassioneerde leiders en gedreven werkplekken. De ambitie om stevig te groeien, zeker dit jaar, staat vast. Een organisatie kan maar evolueren als intern een zekere kwalitatieve basis is gelegd. Dit houdt onder andere in dat ik ook mijn steentje bijdraag aan onze inhoudelijke dienstverlening en voornamelijk het standaardiseren van interne processen, met andere woorden het opmaken van procedures en instructies. Voor mij persoonlijk betekent dit in ieder geval een grote meerwaarde, het is door deze taak dat ik de inhoud van mijn job en de strategie van Moniquet & Company veel meer onder de knie krijg. Maar welke voordelen zijn er verbonden aan procedures en standaardisatie voor een organisatie zelf? Kan een organisatie ook functioneren en renderen zonder formele kennisopslag? Is het überhaupt wel nodig om zoveel mogelijk in standaarden te gieten? Ik zocht het voor u uit.

Voordelen

Een procedure is een gestandaardiseerde instructie waarin de functie en taken van betrokkenen worden vastgelegd. Normaliter wordt altijd beschreven wat het doel van een bepaalde procedure of proces is, de inhoud ervan en een overzicht van de taken die moeten worden uitgevoerd. Hieraan wil ik graag toevoegen dat ook procedures idealiter vertrekken vanuit de waarden en strategie van de organisatie.

De dienstverlening die we bij Moniquet & Company aanbieden is divers en kennis van bepaalde onderwerpen en domeinen is noodzakelijk. Een groot en eerste voordeel van standaardisatie of procedures is dan ook de kennisoverdracht die vergemakkelijkt wordt. Dit is ook voor ons één van de belangrijkste voordelen. Als we willen verder groeien, is het belangrijk om de instap van nieuwe consultants zo vlot mogelijk te maken. Procedures zijn hierbij een grote hulp om nieuwe kennis zo efficiënt, effectief en ondubbelzinnig mogelijk over te brengen. Dit wil uiteraard niet zeggen dat extra omkadering nodig is, maar gestandaardiseerde processen zijn een handig startpunt en bovendien een tool waarnaar constant kan worden teruggegrepen.

Eén van onze waarden is uitmuntende kwaliteit en procedures zijn voor ons een manier om dit na te streven en uit te dragen. Als u als organisatie een bepaalde standaard of kwaliteitsnorm wil bewaren, dan maakt u dus best gebruik van gestandaardiseerde processen waarin die norm duidelijk naar voren komt. U heeft niet altijd rechtstreekse controle op uw medewerkers, procedures nemen dit voor een groot stuk van u over.

Een laatste belangrijk voordeel is de efficiëntie en effectiviteit die wordt nagestreefd wanneer organisaties procedures toepassen. Alleen al bij het opstellen van een standaard wordt er veel meer ingespeeld op efficiëntie en effectiviteit, omdat dan een taak of proces tot op het bot wordt uitgesplitst met kosten, tijd, taakvolgorde, risico’s, het resultaat en kwaliteit als belangrijke criteria. Achteraf is het ook veel eenvoudiger om processen of taken te evalueren aan de hand van de procedure en wanneer nodig aan te passen aan veranderingen of bijkomende risico’s. Het spreekt voor zich dat niet alle activiteiten zich even goed lenen tot standaardisatie.

Nadelen

Er zijn echter ook enkele nadelen die worden blootgelegd in de literatuur. Quinn e.a. stellen in hun handboek ‘Managementvaardigheden’ dat onder andere procedures inderdaad zorgen voor continuïteit. De keerzijde van de medaille is volgens deze auteurs de motivatie van uw medewerkers die wordt aangetast. Eigenaarschap over een taak of werkproces is cruciaal om uw mensen te motiveren, dit dreigt met procedures verloren te gaan. Ze suggereren dan ook dat de focus van werkprocessen veel meer gelegen moet zijn op de capaciteiten van uw medewerkers, dan op de directe taakvereisten. Wij zijn het hier niet volledig mee eens. Het is volgens ons cruciaal om uw medewerkers te blijven ontwikkelen en trainen in functie van de competenties die nodig zijn voor uw organisatie. Een organisatie mag volgens ons niet wijken van bepaalde standaarden die men vooropstelt en nastreeft omwille van de capaciteiten die in huis zijn.

Een ander nadeel van procedures en standaardisatie die ik meerdere keren ben tegengekomen is het inperken van de creativiteit van uw medewerkers en innovatie. Het risico bestaat dat regels en procedures de bovenhand nemen en uw medewerkers te weinig bewust nog omgaan met hun taken. Toch beweert het artikel van Brad Power in Harvard Business Review ‘Standard operating procedures can make you more flexible’ dat dit niet zo hoeft te zijn. Doordat er net meer wordt ingezet op efficiëntie, is de ruimte voor maatwerk en unieke oplossingen voor bijvoorbeeld klanten veel groter. Flexibiliteit wordt juist groter volgens Brad Power: “Once you set up the standards and platforms, you can do more, and you can do it well”. Dit is ook het standpunt dat wij bij Moniquet & Company hierover innemen.

We kunnen besluiten dat procedures en standaardisatie meer voordelen teweegbrengen dan nadelen. Bovendien bestaat er discussie over de nadelen die er zijn en kan hier geen eenduidig oordeel over gegeven worden. Het belangrijkste is dat elke procedure wel degelijk een doel moet hebben dat bijdraagt aan de strategie van de organisatie, op die manier is het een handige tool. Let er daarnaast op dat de medewerker(s) in kwestie nog steeds eigenaarschap heeft over zijn/haar taak. Een procedure blijft nog altijd een middel om een specifiek doel te bereiken. Wees bewust van het feit dat procedures (indien ze gebruikt worden natuurlijk) een middel zijn om expliciete kennis overbrengen, maar dat dit niet mogelijk is voor impliciete kennis die minstens even belangrijk is, ‘de kneepjes van het vak’ zeg maar. Connecties aanmaken met uw medewerkers en een werkbare cultuur bevorderen kunnen in ieder geval niet vervangen worden door procedures.