Terug naar inzichten
Moniquet and company inzichten beeld

Heel wat literatuur en wetenschappelijk onderzoek handelt over organisatiestructuren. Echter zijn nog niet alle organisaties op hun best wat betreft de structuur die ze aannemen. We merken enerzijds dat organisaties weinig tot geen aandacht schenken aan de structuur van hun organisatie. Anderzijds zijn er ook bedrijven die zodanig veel focus leggen op het vormgeven van de organisatie, waardoor de complexiteit enkel en alleen maar toeneemt en niemand het nog begrijpt. Welke keuzes en overwegingen kan u als bedrijf best nemen als het gaat over de structuur? Welke structuur werkt het best? Komt structuur voor alles?

Soorten structuren onder de loep

Er zijn talrijke soorten organisatiestructuren terug te vinden, ingedeeld op basis van verschillende parameters zoals bijvoorbeeld het product, de taakspecialisatie, hiërarchisch, de doelgroep, de geografische plaats enzovoort. Hieronder som ik graag een aantal courante structuren op samen met enkele voor- en nadelen.

Ten eerste is er de indeling op basis van functie of het werkproces, ook wel functionele structuur genoemd. Afdelingen of diensten werken rond één bepaald proces of een activiteit, zoals bijvoorbeeld marketing, financiën, HR, logistiek enzovoort. Het grote voordeel is dat deskundigheid of expertise van bepaalde functiedomeinen meer aanwezig is in de organisatie, waardoor activiteiten beter op elkaar afgestemd kunnen worden, betere interne communicatie en efficiëntie. Dit laatste brengt ons eveneens bij het nadeel: communicatie en samenwerking tussen diensten kan moeilijker verlopen en mobiliteit is lager.

Vervolgens is er de structuur op basis van een product of dienst. Volgens heel wat literatuur, zoals ‘In search of excellence’ van Peters & Waterman is dit dé structuur bij uitstek, omdat het simpelweg de meest eenvoudige is. Heel wat voordelen worden opgesomd zoals korte levertijden, snelle doorstroming, kortere communicatielijnen, grotere betrokkenheid, verhoging kwaliteit enzovoort. Echter zijn de kosten wel hoger, omdat er minder efficiënt wordt omgegaan met middelen en is de deskundigheid in sommige materie minder groot dan in het eerste voorbeeld. Bovendien schuilt het gevaar voor te veel autonomie en te weinig binding met algemene doelstellingen om de hoek.

Tot slot vinden we in organisaties nog regelmatig een traditionele structuur terug op basis van de hiërarchie die er heerst. De lijnstructuur is hét type die het meest voorkomt en zich baseert op het principe van een leidinggevende met een aantal ‘ondergeschikten’, met daaronder weer een aantal ondergeschikten, tot de basis bereikt is. Het grootste voordeel is de duidelijkheid rond communicatie en verantwoording afleggen. Deze structuur is dan ook ontstaan in een tijd waar eenheid en verticale communicatie hoog in het vaandel gedragen werd. Hoewel deze indeling nog erg vaak wordt toegepast kent het ook zijn nadelen zoals het snel geblokkeerd geraken van informatie-, communicatie- en besluitvormingskanalen. Jack Welch had in 2000 al volgende mening over deze structuur: “In traditional structures, staff have their face towards the chief and arse towards the customers”.

Ons advies

Voorgaande is slechts een kleine greep uit het aanbod van organisatiestructuren die er vandaag zijn. Zoals u merkt heeft elke structuur zijn voor- en nadelen en is de keuze niet altijd eenvoudig. Het beste advies dat wij kunnen geven is reeds aangegeven in de titel van deze blog. Start eerst met de strategie die uw organisatie heeft en installeer pas dan een structuur die hier het best op aansluit en die de strategie helpt waarmaken. Het artikel Do you have a well-designed organization op de website van Harvard Business Review is een echte aanrader en focust op belangrijke vragen die een organisatie zich kan stellen betreffende de structuur. De antwoorden op die vragen zijn rechtstreeks verbonden met de strategie die uw bedrijf normaliter toepast, waardoor de fit tussen strategie en structuur zo groot mogelijk wordt indien u deze lijst volgt.

Als we dan toch één strikte regel mogen meegeven wat betreft het design van uw structuur, dan is het wel eenvoud. In een VUCA-wereld is de nood aan flexibiliteit zo groot geworden, dat organisaties maar beter kunnen kiezen voor een transparante en eenvoudige structuur die kan inspelen op de veranderingen rondom ons. Zorg ervoor dat iedereen zowel intern als extern de structuur begrijpt, want het zijn zij die het tenslotte moeten waarmaken. Volgens ‘In search of excellence’ heeft structuur alles te maken met communicatie en kan u er best voor zorgen dat de waarden hét bindmiddel zijn in uw organisatie. Wij zijn het hier volledig mee eens. Een organisatie kan zodanig diverse diensten of producten aanbieden, waardoor differentiatie niet tegen te houden is. De enige manier om dan toch voor eenheid te zorgen is de strategie tot op het laagste niveau duidelijk maken, samen met de waarden die iedereen in de organisatie moet uitdragen. Onthoud voornamelijk dat de structuur van uw organisatie geen vaststaand gegeven hoeft of kan zijn. Een bedrijf zal haar strategie over de jaren heen hoogstwaarschijnlijk aanpassen of volledig veranderen en dit heeft bijgevolg dus ook invloed op de structuur.

“For most companies, organisation design is neither a science, nor an art; it’s an oxymoron. It rarely results from systematic, methodical planning. Rather it evolves over time, in fits and starts, shaped more by politics than by policies.” The 21st Century Corporation, 2005.