Terug naar inzichten

Wie was de cliënt?

Een lokaal bestuur wou hun groene troef beter beheren. Want hoewel ze jaarlijks 1,9 miljoen investeerden in hun technische dienst en bijhorende infrastructuren, hadden ze het gevoel dat hun interne werking en exploitatiebeheer suboptimaal verliepen. Bij Moniquet & Company wisten wij hen hiermee te helpen.

Wat was de nood?

Om de interne werking en het exploitatiebeheer te optimaliseren, werd er gefocust op het bieden van structurele verbeteringen en goede planningsmechanismen. Een duidelijke interne communicatie, alsook concrete communicatiemodellen vanuit de leidinggevenden, maakte deel uit van deze nood.

Wat is er gedaan?

Allereerst werden er diepgaande analyses van de meetinstrumenten uitgevoerd, in combinatie met observaties op de werkvloer. Dit was noodzakelijk om blinde vlekken en andere blokkades voor het bestuur zichtbaar te maken. Zo werd duidelijk dat er beperkte planningsinstrumenten voor handen waren, waardoor het bestuur moeilijk kon ingrijpen op trends en seizoenspatronen. Activity Based Costing modellen toonden vervolgens aan dat bepaalde taken dubbel werden uitgevoerd, en inschattingen van het aantal theoretische VTE werden tenslotte met de natte vinger berekend, zodat ingrijpen op de stijgende personeelskost moeilijk te verantwoorden was.

Adviezen werden uitgeschreven over hoe het bestuur het planningsinstrument “3P” optimaal kon inzetten om enerzijds toekomstige trends te voorspellen en anderzijds het werk op lange termijn te plannen. Communicatielijnen werden uitgetekend om de structuur te verfijnen en nieuwe functieomschrijvingen werden opgesteld om dubbel werk te vermijden. Als kers op de taart werd een volledige groeninventaris uitgewerkt met specifieke kwaliteitscriteria en frequentienormen om zo het werk beter te kunnen plannen en de theoretische VTE nauwkeurig te kunnen berekenen.

Wat is het resultaat?

Door de nieuwe werking bespaarde het bestuur jaarlijks meer dan €70.000,00 aan exploitatiekosten die anders ingezet konden worden. Bovendien werden er nieuwe planningen opgezet waarbij 75% van het werk op lange termijn ingepland kon worden. De volledig nieuwe werking leverde het bestuur meer dan €350.000,00 aan waarde op.